Scannen mit Datensicherheit, oder?

[Hausarzt]

Angesichts der Tatsache, dass ich meinen Papierkeller aufräumen und Unterlagen der VorScanÄra vernichten will, stelle ich mir die Frage nach der Rechtssicherheit meiner eingescannten Dokumente. Hier gab es schon mal 2005 einen Thread, zum dortigen Zeitpunkt wurde angeregt, die eingescannten Dokus einzulagern.
Hat sich daran was geändert, oder sind die Vorgaben inzwischen andere?
Was ist mit einer qualifizierten digitalen Signatur? Ist diese nur für pdf-Dokumente oder auch für jpeg/tiff möglich?
Welche Informationen habt ihr und wie habt Ihr das Problem der Datensicherheit gelöst?

Gruß aus Bochum
Torsten

[Geigenberger]

Hallo,

ich bin kein Jurist - aber warum sollte folgendes Vorgehen nicht ausreichen?

Daten auf DVD sichern, in einen Umschlag geben und mit so etwas wie einer Banderole zukleben und zwar so, dass man diese Banderole nicht öffnen kann, ohne diesen Umschlag zu zerstören.
Anschließend diese Banderole mit Datum von zwei oder drei Arzthelferinnen "signieren" lassen.

Damit dürfte sicher gestellt sein, dass der Inhalt des Umschlags nach dem Zukleben nicht mehr verändert worden ist. Die Arzthelferinnen wären Zeugen.

EDV-Liebhaber könnten die Dateien aber auch mit einem Hash-Generator
http://www.heise.de/download/sha-1md5-h ... rator.html oder http://www.md5hashgenerator.com/
behandeln und sich nur diesen Hash-Wert von Arzthelferinnen mit Datum gegenzeichnen lassen.

Auch damit wäre gewährleistet, dass die Daten nach dem Erstellen des Hash-Wertes nicht mehr verändert worden sind.

Oder????

A. Geigenberger

[michael]

Hallo,

ich bin kein Jurist -

Ich auch nicht. Habe für mich aber folgendes Sicherungssystem:

Ich sichere Ende jeden Quartals die Dokumente, eine TM-Sicherung und die Abrechnungsunterlagen auf DVD. Da ist soviel Platz,
dass ich die Dokumente von einigen vorangegangenen Monaten auch noch mitsichern kann.
D.h. ich habe die Dokumente von 10/2010 mehrfach auf eine DVD nach Quartalsabschluss gebrannt. Veränderungen wären also nachvollziehbar.

Ich hoffe dass dies so reicht. Wobei die Briefe schreibenden Kliniken ja das Original noch haben müssen.

Viele Grüße

Pätzold

[Kasimir]

Ich sichere Ende jeden Quartals die Dokumente, eine TM-Sicherung und die Abrechnungsunterlagen auf DVD. Da ist soviel Platz,
dass ich die Dokumente von einigen vorangegangenen Monaten auch noch mitsichern kann.

So mache ich das auch. Es werden nichtwiederbeschreibbare DVDs benutzt und sie werden durch das Brennprogramm "abgeschlossen", so dass - auch wenn noch Platz ist - nach der Datensicherung keinen weiteren Daten mehr später hinzugefügt werden können.
Das muss reichen, man muss es ja auch nicht übertreiben.

Ich hoffe dass dies so reicht. Wobei die Briefe schreibenden Kliniken ja das Original noch haben müssen.

Das sehe ich auch so.

[Johnny]

Hallo,

wie lange müßten solche Praxis-Daten auf einer DVD halten?

Bekanntlich sind manche DVD nur begrenzt haltbar.
Hier unterscheiden sich die Firmen und ihre Prodkute doch wohl erheblich.

Negatives Beispiel: Hatte vor Jahren von Aldi DVDs der Marke sunlight billig gekauft.
Daten haben nur 1/2 Jahr gehalten, dann sind Fehler aufgetreten. Nach einem Jahr waren die DVDs nicht mehr lesbar.

Hier sollen "Stein DVD" http://neuerdings.com/2012/03/17/lg-eve ... -menge-3d/neue Qualtät versprechen.

Hat jemand schon Erfahrung mit Marken und Langzeitspeicherung.

Gruß aus Kiel

Johnny

[nmndoc]

Hallo,

die "Stein"-DVDs kenne ich nicht.
Normale DVDs sind soweit ich weiss (unabhängig vom Hersteller) nicht für Langzeit-Archivierung (was auch immer "Langzeit ist - aber ich denke zumindest so 10 Jahre) geeignet. Gilt grundsätzlich auch für die selbst beschreibbaren CDs (wobei die DVDs noch deutlich schneller zu altern scheinen).
Liegt wohl an den verwendeten organischen Stoffen.
Gibt es nicht für diese Zwecke (lange Lagerung, nicht mehr veränderbar) spezielle WORM Medien/Laufwerke?
Wie sieht denn die Rechtslage für Ätzte aus? Müssen die Daten tatsächlich so gesichert werden, dass sie nicht mehr verändert werden können (könnten)?

[RAMöller]

Wenn es um die Archivierung von Briefen geht, die wir bekommen, reicht die normale Ablage bzw. Speicherung auf haltbaren Medien aus.
Eigene Befunde und Notizen müssen natürlich entsprechend der Aufbewahrungrichtlinien verwahrt werden. Um dem Dilemma der "fälschungssicheren" Aufbewahrung zu entgehehen, werden die Original-Unterlagen erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist entsorgt. Diese Aktenmenge ist weitaus geringer als die Masse der sonstigen Briefe.

[Hausarzt]

Ohne in vorauseilenden Gehorsam verfallen zu wollen - angesichts des neuen Patientenrechtegesetzes empfehlen einige Landesbeauftragte für den Datenschutz als Sollbestimmung eine Revisionssicherheit der Dokumente einer Arztpraxis, Meinungen der Ärztekammer oder KVWL kann ich hierzu aber nicht finden. Das bedeutet letztlich eine qualifizierte digitale Signatur für jedes entstehende und wohl auch eingescannte Dokument. Turbomed bietet als revisionssicheres Ablagesystem das Praxisarchiv an und lässt sich dieses natürlich entsprechend bezahlen. Vielleicht hat jemand hier Erfahrungswerte?

@RAMöller
Wenn ich davon ausgehe, dass ich das entstehende Dokument z.B. einen Befundbrief bei einer zugewiesenen oder auch eigenen Sonoleistung bis 10 Jahre nach dem letzten! Kontakt mit dem Patienten aufbewahren muss, entsteht schon ein ganzer Haufen Papierkram, den ich gerne im Sinne einer schlanken Praxis vermeiden würde.

Aber bis hierher schon mal schönen Dank für die Statements.

Grüße.

[wahnfried]

...Turbomed bietet als revisionssicheres Ablagesystem das Praxisarchiv an und lässt sich dieses natürlich entsprechend bezahlen.

...nee, nee - das ist Compugroup. TurboMed muß es nur implementieren und vermarkten...

meint Wahnfried

[wahnfried]

Hallo,

die "Stein"-DVDs kenne ich nicht.
Normale DVDs sind soweit ich weiss (unabhängig vom Hersteller) nicht für Langzeit-Archivierung (was auch immer "Langzeit ist - aber ich denke zumindest so 10 Jahre) geeignet. Gilt grundsätzlich auch für die selbst beschreibbaren CDs (wobei die DVDs noch deutlich schneller zu altern scheinen).
Liegt wohl an den verwendeten organischen Stoffen.
Gibt es nicht für diese Zwecke (lange Lagerung, nicht mehr veränderbar) spezielle WORM Medien/Laufwerke?

...da kenne ich nur DVD-Ram mit der Garantie für m.W. 30 Jahre Lesbarkeit. Und das ist etabliert, wird von heutzutage fast jedem DVD-Brenner beschrieben - braucht nicht (wie die "Stein-DVD") einen "neuesten Brenner von LG" und hält sich kostenmäßig in Grenzen. Nur: wegen der Wiederbeschreibbarkeit muß dann die Umschlag-Versiegel-Gegenzeichnungs-Methode herhalten. Fast schade um die DVD-RAMs...

Grüsse, Wahnfried

[RAMöller]

Wenn ich davon ausgehe, dass ich das entstehende Dokument z.B. einen Befundbrief bei einer zugewiesenen oder auch eigenen Sonoleistung bis 10 Jahre nach dem letzten! Kontakt mit dem Patienten aufbewahren muss, entsteht schon ein ganzer Haufen Papierkram, den ich gerne im Sinne einer schlanken Praxis

Grüße.

Wenn die Aufbewahrungsfrist erst nach dem letzten Kontakt anfängt, müssten manche Befunde lebenslang aufbewahrt werden. Gibt es Quellen, aus denen Sie diese Informationen haben?

[doc-mue-wei]

Moin moin
also soweit ich weiß muss man die Fremdbefunde 10 Jahre nach Erstellung vorhalten, nicht im Original, aber irgendwie. Und wenn mann maschinegeschriebe Briefe einscannt kann man daran ja wohl nichts ändern? Im Zweifel beim Ersteller das Original besorgen. Ist mir aber in 30 Jahren Praxis noch nie passiert.
Gruß
Mü-Wei

[Hausarzt]

Oh Oh, ich wollte keine Verwirrung schaffen. Entstehende Dokumente müssen entsprechend der Aufbewahrungsfristen nach Erstellung aufbewahrt werden, z.B. ein Arztbrief infolge einer Überweisungsleistung 10 Jahre, insoweit natürlich 10 Jahre nach Abschluß der Behandlung und nicht nach dem letzten Kontakt.

So sorry.

[michael]

also soweit ich weiß muss man die Fremdbefunde 10 Jahre nach Erstellung vorhalten, nicht im Original, aber irgendwie.i

So wie ich das Merkblatt der KVB lese haben sie so recht.

Gut wenn man Pädiater ist

viele Grüße

Pätzold

[EXEWERKER]

Mich würde ja einmal interessieren, ob es Pflicht gibt, die Daten (Papier und Datenträger) nach 10 Jahren (KV) oder 30 Jahren (BG) zu vernichten. Man hört es immer wieder, aber ohne Quelle. Selektiv einzelne Patienten zu finden und zu löschen - dies ggf. noch beweisen zu müssen - stelle ich mir spannend vor. Wer hat da Informationen ?

[Geigenberger]

Hallo,

von einer Pflicht, Daten zu vernichten habe ich noch nichts gehört.
Denkbar wäre es aber, dass ein Patient, der den Arzt wechselt, auf das Löschen der Daten in der alten Praxis besteht, weil er vielleicht das Vertrauen in die alte Praxis verloren hat.

[provokationsmodus ein] ... weil der Patient gehört hat, dass diese Praxis mit dem Internet verbunden ist und er das nicht möchte! [provokationsmodus aus ]

Dies wäre aber völlig unmöglich zu bewerkstelligen, da die Daten meist vielmal gesichert in irgendwelchen elektronischen Archivdaten "schlummern" und dies oft in komprimierter Form! Wie soll man da nachträglich selektiv Patientendaten löschen!!??

Es würde mich aber interessieren, wie so eine Forderung eines Patienten erfüllt werden könnte und ob so eine Forderung auch durchsetzbar wäre.

A. Geigenberger

[Kasimir]

Vor vielen Jahren wollte das mal ein Patient.

Ich habe ihm erklärt, dass das nicht geht, da ich verpflichtet bin, die Dokumentation 10 Jahre aufzubewahren.
Und dann habe ich ihn 'rausgeschmissen und nie wieder etwas von ihm gehört.