Kalender-Funktion in Gemeinschaftspraxis

[DocWhv]

Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen,

wir sind eine kinderärztliche Gemeinschaftspraxis mit 2 Ärzten und überlegen, ob wir nicht doch vom Turbomed-Kalender gegenüber dem "Tischkalender" profitieren könnten. Unsere Problem ist jedoch:

Es gibt Patienten, die sich auf Doktor "A" bzw. Doktor "B" festlegen, anderen hingegen ist es "egal", wer behandelt. Im "Tischkalender" wurde dies durch 3 Spalten gekennzeichnet, was aber für gelegentliche "3fach-Buchung" sorgte. Im PC dürfte das ja zu verhindern sein (?). Aber wie richtet man 3 Ärzte so ein, dass nur immer 2 gleichzeitig arbeiten dürfen? Direkt nur einen Termin bei "A" oder "B" zu vergeben, schränkt die Terminplanung ja wieder ein.

Hat schon jemand einen entsprechenden Kalender-Grundstock, auf den man aufbauen kann?

Vielen Dank für Ihre Hilfe.

[danspie]

Die Frage ist, ob Sie sich nicht einen Krückstock bauen: z.B. könnten Sie nur 2 Sprechnzimmer eingeben und jedem Termin als Resource einen Arzt+Sprechzimmer vergeben, falls der Pat zu einem festen Arzt will, jedoch nur einen "Sprechzimmertermin", falls der Arzt egal ist: dann hätten Sie nie mehr als 2 Termine, da ja nur 2 Sprechzimmer zur Verfügung stehen. Alternativ können Sie natürlich auch eine andere Resource statt Sprechzimmer verwenden. Allerdings ist schon die Frage, ob das Sinn macht: eigentlich ist ja gerade Sinn des ganzen, dass die Resourcen optimal genutzt werden. Dazu sollte aber (in der Theorie) der Terminplaner die Resourcennutzung möglichst exakt wiedergeben, um auch optimal und individuell nachjustieren zu können - konret eun Kollege braucht durchschnittlich für eine U1 20min (keine Ahnung, mache keine U1), der andere 30min - dies sollte sich im Terminkalender wiederspiegeln
Viel Glück
A. Spiegl

[michael]

wir sind eine kinderärztliche Gemeinschaftspraxis mit 2 Ärzten

Wir haben die gleiche Konstellation. Es gibt bei uns Arzt A und B und Arzt OT (=ohne Termin).
Wenn die Patienten einen Termin ausmachen, werden sie gefragt, zu wem sie möchten. Die Eintragung erfolgt dann beim dementsprechenden Kollegen. Den Patienten denen es egal ist, die werden dann auch bei einem Kollegen eingetragen und es wird ein (E) für egal im Terminkalender vermerkt. Wenn der pat. also kommt und der vorgesehene Kollege hat "Verspätung" kann der andere einspringen.
In OT kommen die Patienten die kurzfristig/ notfallmäßig anrufen.

Wir machen das so seit gut 5 Jahren und es läuft gut.

Wir haben vorab eine Liste geführt, in der wir die Zeiten, die wir für eine Vorsorge, Testung etc. brauchen eingetragen haben. Damit hatten wir ganz gute Anhaltswerte. Inzwischen wissen die Helferinnen um die individuellen Gepflogenheiten ihrer Ärzte und bemessen entsprechend die Länge der Termine. - Es gibt ja auch Pat., die immer etwas mehr Zeit brauchen-.

Mfg

M. Pätzold

[danspie]

Ich habe gerade meinen Terminkalender vollkommen überarbeitet und wollte hier mein Schema mal zur Diskussion stellen und hoffe auf Verbesserungsvorschläge - ich denke, ein Austausch über die Struktur des Terminplans wäre für viele sehr hilfreich:
Unsere Struktur:
Hausärztliche Praxis, 5 Ärzte, 1 Stammpraxis, (demnächst) 2 Filialen:

1) Terminresourcen:
1.1) alle Ärzte (3 in der Stammpraxis)- jeder hat jede Stunde ein Loch von 15min, zudem ein Arzt ("Dr. Angemeldet"), für den kurzfristige Termine vergeben werden, und der die Termine aus den Löchern dieser Ärzte übernimmt (diese Termine sind dann ohne Arztzuordnung); zusätzlich ist die Idee mit dem "E" von Michael sehr gut - werde es auf der Teambesprechnung nochmal diskutieren.
1.2) Helferinnen
1.3) Räume
1.4) Resource "Sprechzeiten für jeden Standort"- dieser wird bei allen Terminen in der Sprechstunde ebenfalls der Terminresource zugeordnet (siehe unten)

2) Terminresourcengruppen:
Zusammenfassung von
- Arztterminen am Standort X
- Helferinnenterminen am Standort X (teils Überlappung: z.B. GU benötigt Arzt+Helferin; Problem: eigentlich müssten 2 Termine vergeben werden: zunächst erst Helferin, dann Arzt, aber ist mir zu aufwendig - oder lohnt sich der Aufwand?)
- Räumlichkeiten am Standort X: (Laborraum/ Funktionsraum/ EKG-Raum/ Verbandsraum/ Sonoraum ......)

3) Terminarten
alle möglichen Terminarten: bis auf die Besuche ist allen Terminen (mindestens) eine Terminresourcengruppe Arzt und/oder Helferin, eine Terminresourcengruppe "Raum" und eine Terminresourengruppe "Sprechzeit" zugeordnet (Besuche fahre ich ja ausserhalb der Sprechzeiten, damit mir Mittags und Abends nicht langweilig wird )

4)Terminkalenderansicht
Für jeden Standort
4.1) Mitarbeiter (Tagesansicht): eine Spalte für jeden Arzt, auch für "Dr. Angemeldet, zusätzlich eine Spalte für die Helferinnen, in denen diese sofort sehen, welcher Patient eine Leistung einer Helferin benötigt (wie EKG, LZ-EKG, Verband, GU etc)
4.2) Räume (Tagesansicht): hier sind die unterschiedlichen Räume aufgelistet: Funktionsraum/EKG/Sono/Labor/verband): z.B. sieht die Helferin durch Blick in den Raum Funktionsraum wann das LZ-EKG angelegt wird, d.h. kann abschätzen, wann der nächste Termin vergeben werden kann
4.3) Besuche (Wochenansicht)

Das ganze Konstrukt ist etwas theoretisch, aber dafür (hoffentlich) ganz gut zu warten.
Noch ein Wort zu den Räumen: in den Filialen habe ich in den Terminresourcengruppen einige Räume doppelt angelegt, da sie mehrere Funktionen haben: z.B. ist Labor und Verband ein Raum (=1 Resource), haben aber jeweils eine unterschiedliche Resourcengruppe (es gibt eine Resourcengruppe Verbandsraum und eine Resourcengruppe Laborraum) , die aber natürlich die gleiche Resource beinhalten. Wird nun irgendwann der Laborraum in ein anderes Zimmer verlegt, muss nur die Resource in der Resourcengruppe neu zugeordnet werden, alles andere bleibt unverändert.

Ein Wort zur Sprechstundenresource der Standorte: man kann die Sprechzeiten über die bestehenden Resourcen wie Arztzimmer vergeben. Aber das ist aus meiner Sicht aus der Theorie her Blödsinn, da die Arztimmer (theoretisch) an 24Stunden an 7 Tagen der Woche zur Verfügung stehen. Bei einer Änderung der Sprechzeiten müssen also alle Resourcen, die künstlich eingeschränkt wurden, bearbeitet werden. Daher habe ich die Resource "Sprechzeiten" eingeführt. Alle Termine, die in den Sprechzeiten durchgeführt werden, erhalten die Resource "Sprechzeit des Standortes X". Ändert sich diese Sprechzeit, muss ich nur diese eine Resource bearbeiten.

Ich hoffe, das Ganze ist nicht zu theoretisch und um viel zu viele Ecken gedacht. Für die Diskussion halte ich insbesondere die Terminresourcengruppen und die Kalenderansicht für sehr interessant - Alternativen?

Schönes Wochende
danspie

[nimsi]

Also wir arbeiten mit 4 Ärzten und nutzen problemlos den Terminkalender. Jeder Arzt hat seine Terminspalte entsprechend seinen vorher festgelegten Arbeitszeiten. Ein "ist mir egal von wem ich behandelt werden möchte" gibt es also nicht. Falls es dem Patienten egal ist, oder er neu in der Praxis ist, wird er dem Arzt zugeteilt, der noch einen freien Termin hat. Somit werden die Resourcen optimal genutzt und es kommt nicht zu Doppelbelegungen.

[danspie]

Das ist bei uns im Prinzip genau so. Nur was ist mit Notfällen. Dafür haben wir den zusätzlichen Arzt: wer anruft und am selben Tag einen Termin benötigt, obwohl alle regulären Termine belegt sind, der bekommt einen Termin bei dem zusätzlichen Arzt, wer dann behandelt, ist allerdings offen. Wer ohne Termin kommt, muss zudem noch entsprechende Wartezeiten mitbringen (klingt alles schön, allerdings ist die Praxis leider etwas weniger schön)
Meine Frage ist aber auch konkret: jeder Arzt hat seine Terminspalte, d.h. Sie haben eine Terminkalenderansicht "Arzttermine". Wie sind Ihre weiteren Terminkalenderansichten eingerichtet?

[nimsi]

Also Notfälle werden bei uns nicht in den Terminkalender eingetragen, die kommen ja zwischendurch und werden nach Voruntersuchung in die Wartezimmerliste gesetzt mit einem entsprechenden "Dringlichkeit-Icon" oder "Kann-Warten" Icon. Damit die Terminpatienten nicht ungeduldig werden. Die Zuteilung erfolgt von der Anmeldung/Voruntersuchung aus. Andere Termine, d.h. z.B. in unserer Sehschule sind ebenfalls in der allg. Terminkalenderansicht zu sehen und werden dort entsprechend eingetragen. Ist halt alles sehr speziell bei einem ausgefeilten Terminkalender und es braucht am Anfang eine gescheite Anleitung, die ich von unserem lokalen Turbomed Provider erhalten habe. Natürlich muss man sich etwas umstellen, wenn der Terminkalender plötzlich 4 oder 5 Spalten pro Tag hat, aber nach einer gewissen Zeit, hat man sich daran gewöhnt.

[kalli]

Nun, wir sind drei Ärzte und jeder hat seine regulären 15-Minuten-Termine, die so im Planer angelegt und jeweils einem Sprechzimmer zugeordnet sind.

Außerdem sind für jeden Arzt "Kurztermine" ("Ohne Termin") mit 7 min Sprechzeit angelegt. Dies belegt ca. eine Stunde täglich je Arzt. Hier wird bewußt kein Sprechzimmer als Resource mit angegeben, die Akutsprechstunde findet also in einem kleineren Raum statt (damit der Patient gleich merkt, dies ist nicht das Setting für ausführliche Gespräche!)

Das bedeutet, jeder Arzt macht täglich eine Kurzsprechstunde, die Termine werden von der Helferin entsprechend vergeben. Daher kommt auch ein akut erkrankter Patient meistens zu seinem Arzt. Die Wartezeiten können auch hier kurz gehalten werden.

Viele Grüße! Kalli