Verpflichtung zur Ausstellung einer E Rechnung

[IvanovaMarina23]

Guten Morgen, liebe Kolleginnen und Kollegen,

allen ein frohes Weihnachtsfest im Voraus und die besten Wünsche für Ihre Gesundheit!

Es geht um elektronische Rechnungen ab dem 1.1.2025. Betrifft uns das? Wir sind eine Hausarztpraxis mit 900 Sitz pro Quartal. Die einzige Rechnungsart, die von uns ausgeht, betrifft Privatpatienten, in der Regel unter 250 Euro pro Rechnung.

Vielen Dank im Voraus für Ihre Antworten.

[Lazarus]

Bei Vorsteuerabzugverpflichteten und B2B wird es wohl fällig.
Für Gelegenheitsrechnungen gibts online bei Buhl etwas für umsonst, allerdings weiß ich nicht, ob das so DGSVO-konform ist

[XRAY]

Die üblichen Privatrechnungen wird es nach meinem Verständnis nicht betreffen. Allerdings besteht leider die gesetzliche Verpflichtung, E-Rechnungen (B2B, z.B. vom Fachvertrieb für Medizintechnik) auf nicht näherer bezeichnetem Weg empfangen zu müssen. Unser Steuerberater sieht dies als Anlass, uns kostenpflichtige DATEV-Accounts zu vermitteln, der Mehrwert dürfte für uns marginal sein. Mein Team schätze ich als sehr technikaffin ein, aber wir werden langsam müde der ganzen E-Bürokratie.

Hier etwas mehr Informationen für alle zwangsläufig Interessierten:
https://www.ihk.de/darmstadt/produktmar ... em-5784882

Und hier ein paar kostenfreie Möglichkeiten der E-Rechnungs-Verwaltung (... welche der geschäftstüchtige Steuerberater aber vermutlich gar nicht unterstützt):
https://www.ihk-muenchen.de/de/Service/ ... -rechnung/

[Kasimir]

Das hier sieht interessant aus:
https://www.chip.de/downloads/webapp-WI ... 70761.html

Wer E-Rechnungen nur lesen und prüfen, aber nicht selbst erstellen will:
https://www.papierkram.de/e-rechnung/e- ... -kostenlos

[jtuemmer]

Die E-Rechnungspflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen (deutschen) Unternehmen, die steuerbar und nicht nach §4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind. Ausgenommen sind u. a. Rechnungen, deren Gesamtbetrag EUR 250,00 nicht übersteigt, und Fahrausweise.

Die Neuregelung hat im wesentlichen zwei unterschiedliche Aspekte: Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Ein E-Rechnung kann prinzipiell entweder aus einer einzigen Datei im XML-Format bestehen oder ein sogenanntes hybrides Format (bspw. ZUGFeRD) verwenden. Von einem hybriden Format spricht man, wenn die eigentliche E-Rechnung (XML-Format) in eine PDF-Datei - beim ZUGFeRD-Format bspw. in eine Datei im PDF/A-3-Format - eingebettet ist - vergleichbar mit einer Datei, die an eine E-Mail angehängt ist.

Die XML-Datie ist der Teil der Rechnung, der von Computer-Programmen automatisiert verarbeitet werden kann. Sie ist für den Menschen nur mit entsprechenden Kenntnissen und Tools lesbar und verständlich. Anders ist das mit den hybriden Formaten, weil die PDF-Datei ganz einfach geöffnet und dann gelesen werden kann.

Eingangsrechnungen müssen grundsätzlich immer in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (Ausnahme: Ersetzendes Scannen). Gemäß der neuen Vorgaben müssen daher alle Unternehmer seit 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen in den gültigen E-Rechnungsformaten zu empfangen. In der Regel ist hierfür nur eine E-Mail-Adresse erforderlich. Es empfiehlt sich für eingehende E-Rechnungen eine gesonderte E-Mail-Adresse einzurichten und diese den Lieferanten mitzuteilen. Prolematisch wird die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen, wenn lediglich eine XML-Datei übermittelt wird. Um diese sinnvoll handhaben zu können, sind Werkzeuge erforderlich, die die XML-Datei in veständlicher Weise visualisieren. Ein Beispiel für eine solches Tool ist der kostenlose Quba Viewer (...).

Für Ausgangsrechnungen gilt: Eine Ausgangsrechnung muss aktuell nur dann in einem gültigen E-Rechnungsformat versendet werden, wenn der Empfänger das wünscht. Ist der Empfänger auch mit der Ausstellung einer sogenannten sonstigen Rechnung (bspw. einfach PDF- oder Papierrechnung) einverstanden, ist es bis Ende 2026 auch zulässig, eine solche zu verschicken. Und wenn der Umsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Jahr (2026) weniger als EUR 800.000 betragen hat, kann er sogar bis Ende 2027 noch sonstige Rechnungen ausstellen - immer vorausgesetzt der Rechnungsempfänger ist damit einverstanden. Spätestens zum 01.01.2028 fallen dann aber all diese Übergangsregelungen weg und die Ausstellung einer E-Rechnung wird verpflichtend - ohne Ausnahme.

Es ist also mitnichten erforderlich, kostenpflichtige Lösungen der Steuerberatungs-Software-Hersteller oder anderer Anbieter zu nutzen - weder für Eingangs- noch für Ausgsangsrechnungen. Insbesondere was mögliche Konflikte mit der DSGVO angeht, wäre ich hier vorsichtig.

Wichtig ist mir an dieser Stelle darauf hinzuweisen, dass neben der Möglichkeit, E-Rechnungen zu empfangen und zu versenden, auch gewährleistet sein muss, dass sowohl die Eingangs- als auch die Ausgangsrechnungen so aufbewahrt werden, dass Manipulationen ausgeschlossen sind (Sichworte Authentizität und Integrität).

Und weil ich weder Stuerberater noch Anwalt bin, weise ich der Vollständigkeit auch noch einmal darauf hin, dass ich für alles, was ich oben geschrieben habe, keinerlei Haftung für dessen Richtigkeit im Sinne der Steuergesetzgebung übernehme.

!	Nachricht von: FortiSecond
	Link zum Quba-Viewer entfernt, auch wenn es sich augenscheinlich um ein seriöses Produkt handelt. Grund für Entfernung ist lediglich eine unklare Formulierung in den dortigen Datenschutzinformationen. Der Anbieter wird natürlich informiert, weil das eher eine Kleinigkeit ist.

[HaraldSimon]

Für Ausgangsrechnungen gilt: Eine Ausgangsrechnung aktuell nur dann in einem gültigen E-Rechnungsformat versendet werden, wenn der Empfänger das wünscht.

Diese Aussage ist so nicht richtig. Der Empfänger im B2B muss den Empfang eine elektronischen Rechnung akzeptieren. Es gilt sogar (von meinem Finanzamt selbst so ausgesagt): Sobald man die erste elektronische Rechnung an irgendeinen Kunden verschickt hat, darf man gar keine Papierrechnung mehr im B2B versenden. Diese Ausnahme Papierrechnung gilt nur solange, wie man selbst keine E-Rechnung erstellen und versenden kann. Sobald die erste E-Rechnung das Haus verlassen hat, ist der Beweis angetreten, dass man E-Rechnung kann, dann darf man nicht mehr mit Papier im B2B arbeiten.

[jtuemmer]

Es ist richtig, dass ein Rechnungsempfänger im B2B-Umfeld eine E-Rechnung entgegennehmen können muss. Das habe ich so auch erklärt:

Gemäß der neuen Vorgaben müssen daher alle Unternehmer seit 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen in den gültigen E-Rechnungsformaten zu empfangen.

Der Fall, den Sie beschreiben, würde bedeuten, dass jemand, der grundsätzlich in der Lage ist, E-Rechnungen zu erzeugen, mal eine Rechnung als E-Rechnung und mal als sonstige Rechnung verschickt, je nachdem ob der jeweilige Rechnungsempfänger das eine oder das andere wünscht. Deswegen ist die Aussage des Finanzamtes aus meiner Sicht nachvollziehbar. Aber warum sollte ich als Rechnungssteller das überhaupt tun? Wenn ich einen funktionierenden Prozess für die Erstellung von Ausgangsrechnungen in einem der gültigen E-Rechnungsformat habe, dann nutze ich diesen natürlich.

Der entscheidende Punkt ist: Wenn nur einer meiner Rechnungsemfänger nicht mit der Übersendung einer sonstigen Rechnung einverstanden ist, also von mir eine E-Rechnung verlangt, dann muss ich ihm eine E-Rechnung schicken. Es sei denn, es greifen andere der von mir genannten Ausnahmen. Daraus wiederum leitet sich dann ab, dass ich sinnvollerweise auch an all meine andere Kunden E-Rechnungen verschicken werde. Warum sollte ich das dann auch nicht tun?

Solange aber alle meine Kunden (Rechnungsempfänger) mit der Übersendung einer sonstigen Rechnung einverstanden sind, ergibt sich im Rahmen der geltenden Übergangsregelungen aktuell keine Verpflichtung, Ausgangsrechnungen als E-Rechnung zu versenden. Das Einverständnis für die Übersendung einer sonstigen Rechnung bedarf dabei keiner besonderen Form und muss auch nicht explizit erfolgen; konkludentes Handeln ist ausreichend. Wenn der Rechnungsempfänger der Übersendung einer sonstigen Rechnung nicht widerspricht, ist das bereits als Einverständnis zu werten.

Letztendlich bedeutet das, dass jeder, der im B2B-Umfeld aktiv ist, gut beraten ist, sich zeitnah auf die Rechnungsstellung in Form einer E-Rechnung vorzubereiten.

[HaraldSimon]

Der Fall, den Sie beschreiben, würde bedeuten, dass jemand, der grundsätzlich in der Lage ist, E-Rechnungen zu erzeugen, mal eine Rechnung als E-Rechnung und mal als sonstige Rechnung verschickt, je nachdem ob der jeweilige Rechnungsempfänger das eine oder das andere wünscht.

Korrekt, diese Wünsche bekommt man von diversen Leuten, weil sie sich um den Empfang der E-Rechnungen nicht gekümmert haben.

Wenn nur einer meiner Rechnungsemfänger nicht mit der Übersendung einer sonstigen Rechnung einverstanden ist, also von mir eine E-Rechnung verlangt, dann muss ich ihm eine E-Rechnung schicken.

Nein. Es besteht Empfangspflicht, aber nicht Sendepflicht, solange man selbst noch keine E-Rechnung versendet hat. Dafür gibt es den gesetzlichen Übergangszeitraum. Nur endet dieser eben mit dem Versand der ersten E-Rechnung abrupt.