Überblick über eingehende Befunde

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frabu
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Überblick über eingehende Befunde

Beitrag von frabu »

Ich abeite in einer großen Gemeinschaftspraxis und wir haben zahlreiche eingehende Befunde zu überblicken (Import via FritzFax bzw. Scan).
Würde gerne verschiedene Versionen kennenlernen, mithilfe derer Sie gewährleisten, dass die Befunde vom Arzt gesehen werden.
Wir machen es aktuell so:
haben ein Wartezimmer "Befunde" eingerichtet, in das die Helferinnen den Patienten schieben, in dessen Kartei sie soeben einen Bericht eingefügt haben.
Sie schreibt als Bemerkung zum Wartezimmereintrag z.B. "Bericht KKH XY vom ....".
Der erste betrachtende Arzt ergänzt seine Initialen zu der Bemerkung, der zweite Arzt "schmeißt" den Patienten dann aus der Liste.
V.a. das Ergänzen der Initialen ist in der neuen Wartezimmerliste sehr umständlich, weil man nicht einfach in die Bemerkung rein klicken kann.
Gehts besser?
Vielen Dank für Anregungen.
frabu
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trabuco11
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Beitrag von trabuco11 »

Genauso hatten wir es auch immer gehandhabt.

Und hier sehe ich nun auch einen GROßEN NACHTEIL der neuen Wartezimmerliste:
--> Man kann nicht mehr mit einem Klick Kommentare erstellen! <--

Wenn die Damen und Herren Programmierer vielleicht hier noch nachbessern könnten?
danspie
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Beitrag von danspie »

Also ich traue es mich gar nicht mehr unsere Lösung zu beschreiben, da ich es bereits hier vorgestellt habe, wir sind aber mit unserem Weg sehr zufrieden, so dass ich diesen hier nochmals skizziere (sind eine hausärztliche Gemeinschaftspraxis mit insgesamt vier Ärzten):
Wir scannen mit Paperport. Das hat den Vorteil, dass nicht für jeden Patienten einzeln gescant wird, sondern alle Briefe aller Patienten in einem Stapel gescant werden und dann per Hand per click and drop zusammengefaßt werden (geht sehr schnell, da in Paperport die Seiten in der gleichen Reihenfolge wie der gescante Stapel vorliegt).
In Paperport haben wir mehrere Ablagen eingerichtet. Für die gescanten Berichte gibt es eine Ablage Eingang: dort werden alle Briefe gescant/hinverschoben. Dann werden die Briefe dupliziert und eine Kope in die Karteikarte zum Patienten verschoben. die andere Kopie geht in dem Ablagefach "Bearbeitung Arzt" in die Unterablage des aktuellen Behandlers (mit andern Worten gibt es in dem Ordner "Behandelnder Arzt für jeden Arzt einen eigenen Unterordner). Dort liest der Arzt die Befunde der eigenen Patienten, markiert Diagnosen und Dauerdiagnosen, Medis, Recalls etc) und verschiebt die bearbeiteten Briefe in einem dritten Ordner "Bearbeitung Helferin" in den Unterordner"Nachbearbeitung". (Ggf. kann der Arzt den Brief auch zu zusätzlich zu anderen Kollegen in das Bearbeitungsfach schieben). Briefe, bei denen nichts nachzuarbeiten ist, werden vom Arzt gelöscht. Die Helferinnen tragen dann die markierten Informationen in der Karteikarte nach. Auf diese Weise ist sofort jeder gescante Brief in der Karteikarte, jeder Brief wird gelesen, ohne dass die Briefe ewig in der Praxis kreisen, und auch bzgl QM ist der Weg eines Briefes bis zur Nachbearbeitung und Löschung klar strukturiert. Welcher Arzt nicht regelmäßig seine Briefe liest, wird mit einer vollen Paperport-Ablage bestraft, ohne dass die anderen Ärzte sich deshalb durch Ewigkeitslisten quälen müssen. Einziger Nachteil: Paperport muss für jeden Arbeitsplatz einzeln angeschafft und bezahlt werden, wir haben 8xPaperport installiert!.
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doc-mue-wei
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Beitrag von doc-mue-wei »

Moin moin
das mit dem Paperport hört sich gut an. wie ist das mit der vernetzung der einzelnen Rechner?
Gruß
Mü-Wei

PS Einzelversionspreis ca 110 €, richtig?
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Geigenberger
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Beitrag von Geigenberger »

Hallo,

auch bei uns werden alle Befunde 'in einem Schwung' eingescannt.

Dabei ist der Fujitsu Scan-Snap Scanner wirklich super, enorm schnell, kann beidseitig scannen und die Dokumenten'ausgabe' ist gleich im PDF-Format. Die gescannten PDF-Dateien werden dann 'sinnvoll' umbenannt (z.B. "Mustermann Franz 13.4.1967 Dr. Heilmann.pdf") und dann per Maus einfach auf die geöffnete Karteikarte gezogen und so in die elektronische Karteikarte von TurboMed automatisch chronologisch perfekt integriert.

Vorher allerdings werden diese Befunde von den Helferinnen 'in Papierform' den beiden Ärzten unserer Praxis getrennt vorgelegt. Jeder Arzt entscheidet, ob der Kollege diesen Befund dann noch sehen muß oder nicht und zeichnet entweder nur einmal oder zweimal mit seinem Handzeichen ab. Die Befunde mit nur einem Handzeichen erhält der Kollege noch einmal zur Ansicht und zum Abzeichnen. Erst dann sind zwei Handzeichen auf dem Dokument und es kann eingescannt werden.

Ein separates Ablagesystem (ELO) für gescannte Befund hatten wir auch 'mal, ist aber meines Erachtens sehr schlecht, da der Patient, wenn man Befunde braucht, zweimal im Computer gesucht und aufgerufen werden muß. Das kostet im Alltag bei dieser häufigen Tätigkeit viel zu viel Zeit. Hier sollte man unbedingt die 'eingebaute' Funktionalität von TurboMed ausnutzen.

A. Geigenberger
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Geigenberger
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Beitrag von Geigenberger »

... ach ja: eingehende Faxe liegen bei uns ja nicht in Papierform vor. Hier geschieht die 'Sichtung' dadurch, dass diese Faxe (nach sinnvoller Umbenennung durch die Arzthelferin) verschiedene, im Netzwerk freigegebene Ordner durchlaufen und schließlich ebenfalls in die Karteikarte von TurboMed 'gezogen' werden. Die Sicherung des Faxeingangsordners geschieht in rel. kurzen Abständen automatisiert.

A. Geigenbrger

Vielleicht hat hier in diesem Zusammenhang noch jemand einen Tip für mich: Ein Schwachpunkt dieses Verfahrens ist, dass die 'Sichtung' auf dem Fax (PDF) selber nicht dokumentiert ist. Mit FoxitReader 2.2. (Freeware) könnte man die Faxe zwar elektronisch 'abzeichnen', dies ist aber doch rel. zeitaufwendig bei den Massen an Faxe, die täglich angeschaut werden müssen.
Güma
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Systematik lizenzfrei

Beitrag von Güma »

Folgendes System hat sich seit Jahren bei uns bewährt mit den Vorteilen extrem schneller Sichtung neuer Faxbefunde - Garantie der ärztlichen Sichtung "wegsortierter" Befunde-

Info: 2 Ärzte

1) Briefbefunde/Fremdbefunde[/b]

a) Kennzeichnung per Handkürzel nach lesen,(Arzt)

b) Stapelscan mit Fujitsu fi-5220C (Ultraschall-Doppeleinzugskontrolle, entscheidet selber über gescanntes Bildformat, Vorder + Rückseite, besitzt erkennung leerer Seiten) => in Zielverzeichniss auf dem Server genannt ( WEGSORTIEREN) ( 1 Helferin)

c) Absortieren durch Freeware Bildbetrachter per drag and drop in Karteikarte ( alle Helferinnen über bis 5 Arbeitsplätze)- alles was im Zielordner wegsortieren ist kann wegsortiert werden

2. Faxbefunde ( Fritzfax)

1. Helferinnen wandeln neue Faxe mit Fritzfaxsoftware in jpg Dateien um, ( Fax öffnen - Pat-Namen lesen=> mit strg+S unter (kürzel betreffender Arzt+Pat.Namen abspeichern )( alle Helferinnen - alle Plätze mit AVM Software)

2. Befundbetrachtung durch Arzt mit Freeware Bildbetrachter, welcher so eingestellt ist . daß nur jpg Dateien dargestellt werden) => Arzt nimmt seine neuen Befunde zur Kenntniss ( von jedem Arbeitsplatz aus möglich) => verschiebt dann gesehene Befunde aktiv in Ordner wegsortieren ( s.o.) ==> das heißt nur ärztlich "verschobene " Befunde verschwinden in den Karteikarten

K
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Nachtrag

Beitrag von Güma »

Bevorzugen jpg- s in der Karteikarte - da ohne speziellen Reader zu öffnen einfach " durchzuklicken) mfg Schedding
Güma Bocholt
danspie
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Beitrag von danspie »

Hallo doc-mue-wei,
die Daten werden einfach auf ein Laufwerk des Servers gelegt und sind dann von allen Rechnern aus abrufbar (auch von zu Hause bei Verwendung eines Terminalservers). Paperport prof. 110Euro, wir haben sie mal irgendwo für 99Euro erstanden.
Wir haben auf Empfehliung des Forums auch den Fujitsu fi-5220C und sind eigentlich ganz zufrieden, wobei die Stapel nicht zu dicks ein sollte (laut Helferinnen <20 Seiten), da es sonst zu gehäuften Fehern beim Einzug kommt.
Ein getrenntes Ablagesystem wie ELO hat mehrere Nachteile. Einer für mich als Hausarzt besteht darin, dass ich derzeit für meine Hausbesuche neben den Turbomed-Datenbanken einfach alle gescanten Dokumente der letzten 12 Monaten auf meinen Laptop kopieren kann (sind ja nach Monat chronologisch abgespeichert), was mit einem Ablagesystem meines Wissens nicht geht.
thoppe
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Fast ohne Papier

Beitrag von thoppe »

Gemeinschaftspraxis mit 3 Ärzten.

Briefbefunde (oder alles was in dieser Hinsicht per Papier kommt) wird durch die Helferinnen eingescannt, elektronisch signiert und dann in die Patientenakte gezogen.
Das Papier wandert in den Posteingang (steht an der Anmeldung, geschützt vor fremden Blicken) des zutreffenden Arztes.
Der Arzt liest den Brief und nimmt in in der Patientenakte formlos zur Kenntnis. Dann kommt der Brief in die Ablage "P". Die Datei wird gemäß den Aufbewahrungsfristen für 10 Jahre archiviert.

Eingehende Faxe werden auf dem internen Exchange Server an eine definierte Verteilergruppe zugestellt. Die Helferinnen ziehen das Fax in die betreffende Patientenakte. Die Ärzte nehmen das Fax in ihrem Outlook Mailclient zur Kenntnis oder löschen die Mail (Fax) wenn diese nicht für ihn relevant ist.
Vorteil: Auch außerhalb der Praxis kann via VPN (IPSec) Verbindung auf Mail / Fax in der Praxis zugeriffen werden.

Wird einmal kurzfristig ein eingescannter Befund von einem Arzt außerhalb der Praxis benötigt, so kann er sich diesen Befund (Brief, oder ...) als Mail von der Helferin schicken lassen oder auf dem internen Sharepoint selbst nach dem gescannten Befund suchen.

Alles wird besser ;-)
danspie
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Beitrag von danspie »

Hallo thoppe:
ich arbeite meine Briefe genau so wie Sie ab,nur dass Faxe und Briefe in gleicher Weise über elektronische Ablagen anstatt physischer Ablagen verschoben werden und eben elektronisch nachbearbeitet werden -> keine herumwandernden Briefstapel, Bearbeitung von zu Hause aus möglich, bei Anschluß von Filialen/ortsübergreifenden Praxisgemeinschaften ist das auch praktizierbar, wenn eine digitale Anbindung besteht
thoppe
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Beitrag von thoppe »

Hallo danspie,

der Prozess ist noch recht jung und der Mensch ist ja bekannt für seine Angst vor Veränderungen. In die Überlegungen ist auch mit eingeflossen, dass die eingehende Post gegen Mittag bearbeitet / eingescannt wird. Das Papier wandert dann in die Postfächer der Ärzte. Die Helferinnen haben dann noch die Möglichkeit weitere Unterlagen (z.B. Dokumente, die die Patienten mitbringen) einzuscannen. Zwischen 16-17 Uhr werden dann die in ein Verzeichnis gescannten Dokumente elektronisch signiert und erst dann in die Patientenakte gezogen. Der Arzt hat dann die Möglichkeit (vertrauter Weg) den Brief im Postfach zulesen. Er kann natürlich auch in das ScannVerzeichnis browsen. Über die Zeit wird sich das Browsen im Verzeichnis durchsetzen und das Papier direkt verschwinden. In Überlegung ist noch ob es zukünftig nur noch PDF geben wird. Es gibt ein PDF Format, welches auch nach Worten durchsucht werden kann. Das kann der Kodak i1220 Scanner automatisch erzeugen. Nachteil ist das Öffnen des Readers beim anklicken in Turbomed. Ein klarer Vorteil ist die Möglichkeit alle Dokumente in dem ScannVerzeichnis zu durchsuchen.

Beste Grüße
danspie
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Beitrag von danspie »

Hallo thoppe,
ich habe auch länger gebraucht, dies umzusetzen, obwohl ich gerne mit Computern herumspiele (sehr zum Leidwesen meiner Frau) - aber vor so einer Umstellung ist doch einiges an Überzeugungsarbeit zu leisten, auch wenn meine Kollegen und Mitarbeiterinnen alles andere als Bremser sind. Ein Vorteil der digitalen Ablagen will ich aber doch noch erwähnen: man kann zwischendurch einfach mal ein paar Dokumente lesen, wenn es in der Praxis doch mal etwas ruhiger ist, oder mal ein längeres Telefonat ansteht, ohne sich den Papierstapel holen zu müssen und den nicht abgearbeiteten Papierstapel wieder zurück bringen zu müssen. Auf der anderen Seite haben Sie Recht mit dem zeitlichen Verzug: gerade wenn meine Damen schlecht besetzt sind, dauert es bis zu 2 Tage von Eingang eines Briefes bis ich ihn sehe (d.h. bis gescant ist).
Das Problem mit dem Reader sehe ich nicht so: bei mir startet der Reader im Autostart, so dass das Öffnen der Dokumente sehr schnell ist (man sollte halt nicht immer den gesamten Reader, sondern nur das Dokument schließen). Es bleibt der Nachteil, dass sie die Dokumente nicht mit PageUp/PageDown durchsuchen können sondern jedes Dokument einzeln durch Anklicken öffnen müssen. Im Alltag habe ich damit aber kaum Probleme, da die Dokumente bei uns vernünftig beschriftet sind, so dass ich sowieso fast immer gezielt Dokumente öffne (hatte früher auch jpg).
Bezüglich des Formates: auch wir hatten überlegt, welches pdf-Format. Zunächst habe ich einfach das Standarformat von Paperport genommen, da ich keine Lust hatte, weiteres Geld für die Suchfunktion in pdf auszugeben, die ich bislang eigentlich nicht vermißt habe.

Wie gesagt, hatte ich meine Ablage hier nur deshalb nochmals vorgestellt, da wir damit sehr zufrieden sind, inklusive unserer Damen, die Anfangs gar nicht begeistert waren (unser erster Scanner, gebraucht von ebay hatte wohl doch zu oft Paperjam - so nach 4-5 Seiten). Auch mit unserer Filiale seit 01.04. ist dieses Ablagesystem eins der (wenigen) Dinge ohne irgendwelche Probleme.

Schönes Wochenende
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Re: Überblick über eingehende Befunde

Beitrag von schmidt-dietrich »

Liebe Kollegen ich möchte nun auch "papierlos" arbeiten und die Fremdbefunde doch in einem 2. Anlauf einscannen, da
mein erster Versuch ohne Kenntniss dieses Forums mit TM-Bordmitteln eine katastrophale große = deutl. längere Datensicherung über dsa PRaxisnetz bedeutete.
Nutze TM mit 1 Server und 4 Arbeitsplätzen;
AM Empfangsarbeitsplatz hängt per USB ein Brother 8040 Mutlifunktionsfax-Scan-Kopierer;
Was sollte ich machen? den snap scan kaufen oder wie optimiere ich die Abläufe auch inkl. Sicherung der pdf-files ds Format würde ich gerne nutzen, da mit unserer Lufu gleiches Verfarren an anderem Client erfolgreich genutzt wird...?
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Re: Überblick über eingehende Befunde

Beitrag von danspie »

Als Scanner würde ich nur ein Gerät nehmen, das gleichzeitig beide Seiten scant. Dieses sollte direkt pdf-Files erzeugen können. Die pdf-Files sind doch auf dem Server abgelegt - Ich sehe nicht das Problem der Sicherung - die Dokumente müssen halt mitgesichert werden. Aber vielleicht könnten Sie nähere Angaben zu Ihrer Sicherung bisher machen, um evtl. Tipps geben zu können, was Sie ändern müssen. Ich selbst verwende BackupExec auf Bandlaufwerk 1xtgl und mehrmals tgl Sicherung der Datenbanken vom Server auf einen PC.
Viele Grüße
danspie
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Re: Überblick über eingehende Befunde

Beitrag von schmidt-dietrich »

Hallo,

bisher standard turbomed-sicherung mit spiegelung über netzwerk auf client mit extra Wecsel-HDD;
dann kopie auf usb stick und sicherung auf heim pcs ...

tgl. mittags komplette serversicherung mit acronis auf ext. hdd am server; gelegentlich sicherung einzelner clients mit acronis auf extra hdd.
...
hier könnte ich sicher optimieren, zumal ich die tm-sicherung immer anstoßen muß und alle anderen clients ja beendet werden müssen, und die netzwerksicherung doch immer etwas dauert. ich sichere zuviel, vermute ich da wir z.B. Neupatienten sofort Anamnesebögen in die Akte miteinscannen ...

da wäre sicher noch Feintuning sinnvoll MfG :-)
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Re: Überblick über eingehende Befunde

Beitrag von michael »

schmidt-dietrich hat geschrieben: Was sollte ich machen? den snap scan kaufen oder wie optimiere ich die Abläufe auch inkl. Sicherung der pdf-files ds Format würde ich gerne nutzen, da mit unserer Lufu gleiches Verfarren an anderem Client erfolgreich genutzt wird...?
Wir haben mit dem Scan snap bereits ein paar Tausend Kopien gemacht. Die Helferinnen sind sehr damit zufrieden, weil es schnell und doppelseitig geht. Ich habe nur einen schnelleren Pdf-Reader installiert -adobe ist extrem langsam - somit auch beim lesen kein Problem. Ausserdem können sie mit scan snap die PDF's les- und bearbeitenbar machen.

schmidt-dietrich hat geschrieben: ich sichere zuviel, vermute ich
Kann man wirklich zuviel sichern? Stellen sie sich vor, 5 Minuten vor Fertigstellung der Abrechnung sind alle Daten weg. Das ist ihr Verlust. Was sind da schon die Kosten für eine HDD mehr oder weniger?!!


Wir sichern morgens und mittags über TM-Sicherung auf USB-Stix
Nachts wird der ganze Server auf wechselnde Festplatten gesichert. Wobei wir für Freitag 4 Festplatten haben.
Zwischendurch -öfters die woche - schiebe ich die Daten auf mein Laptop. kann so zu Hause als Standalone arbeiten, oder in der Praxis mich ins Netz einloggen.

Mfg

Pätzold
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Re: Überblick über eingehende Befunde

Beitrag von schmidt-dietrich »

Hallo!
Danke für die Rückmeldung.
Ich nutze zunächst erstmal unseren Brother 8040 Fax-Scan-Koierer; einfahc mittel irfanwiev und Freepdf als pdf Drucken; einheitliche Systematik beim Speichern in einem lokalen Ordner und von dort direkt in TM reinziehen; fertig. Dieses wird dann ja automatisch mit TM abendlich mitgesichert :-)
Gurß
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Re: Überblick über eingehende Befunde

Beitrag von 2doc »

Ich würde auf jeden Fall einen Scanner nehmen, der beiseitig scannt
Fujitsu ScanSnap ist ein reiner PDF-Scanner

Canon DR-2010C, Plustek 286, KODAK i1120 (derzeit sehr günstig mit drei Jahre vor Ort-Service ), Epson s40, es gibt noch weitere
können TWAIN und per Knopfdruck PDF, d.h man hat bei diesen alle Optionen offen, das automatische Entfernen von leeren Rückseiten läßt sich bei allen einstellen..
lg
h
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Lazarus
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Re: Überblick über eingehende Befunde

Beitrag von Lazarus »

Wir haben mit den Fujitsu ScanSnap S1500 das gesamte Archiv problemlos einscannen können. In Kombination mit dem PDF-Printer von edoc lassen sich die Dokumente in die Karteikarte einfügen.
Lazarus
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