PDF-Scan + Signatur + Praxistauglichkeit

[Forti]

Moin,

derzeit machen wir es so:

1) Scannen per Einzugsscanner mit Paperport als PDF/A (BSI-Vorgabe), Originale in den "Wochenkorb"
2) Import in Karteikarte (Drag + Drop)

3) Wöchentlich alle neuen Dokumente im jeweiligen Quartalsordner mit qual. elektr. Stapelsignatur versehen (Vorgabe BSI, Ausführung durch Arzt)
4) Dabei 5% Stichproben (empfohlen, da Sichtprüfung erforderlich)
5) Protokolldruck (automatisch), dieses wird unterzeichnet und in Papierform abgelegt
6) Gescannte Unterlagen aus dem o.g. Wochenordner werden geschreddert.

Datensicherung: Spiegelung, wöchentlich Blu-Ray (BSI-Vorgabe)

Geht es noch effizienter (unter Berücksichtigung der Vorschriften zum Ersetzenden Scannen)?

LG
Forti

[Forti]

Nachtrag: Die *wöchentliche* Sicherung auf Blu-Ray dient der eigenen gelebten Sicherheit. Das BSI schreibt keinen Rhythmus vor - nur Nachvollziehbarkeit des Entstehungsdatums und Unveränderbarkeit. Monatlich wäre m.E. ausreichend.

[EXEWERKER]

Neben dem BSI Grundschutz, gibt es zahlreiche weitere Vorschriften, deshalb ist PDF/A nicht das Allheilmittel.
Die Signatur ermöglicht ja nur einen Ersatz der eigenen eigenhändigen Unterschrift, die benötige ich aber gar nicht bei Fremdbefunden, es sind ja Kopien. Die Originale existieren ja, demzufolge muss ich ja nur aufbewahren. Das Aufbewahren muss ich aber beweisen, da nützt Signatur aber nichts. Für eigene Briefe super.

Die händische Zuordnung von PDF ist auch eher umständlich, denke ich.....Jetzt werde ich sicherlich wieder "erschossen" , aber mit den TurboPACS / PPG Tool kann man Scans "taggen" und automatisch importieren (mit und ohne Praxisarchiv), klappt auch in der RDP Sitzung, wenn der Scanner TWAIN kann. Einfach mal googeln, das steht auch was zur revisionssicheren Archivierung.

Es gibt einen ganz Bauchladen an Richtlinien, Vorschriften und Empfehlungen - eine Norm gibt es nicht. Leider ist alles voller Widersprüche.
Einserseits schreiben das BSDG und die "Patientenschutzrechte", dass Daten auf Wunsch vernichtet werden müssen, anderseits muss man nachweisen, dass es "physikalisch" unmöglich war Daten zu löschen und deren Vollständigkeit beweisen, über 10-30 Jahre.....

Jedenfalls, PDF/A können "lautlos" verschwinden, das dürften sie aber nicht......Praxisarchiv wäre eine Lösung, aber auch nicht für jede Praxis.

Schönes WE!

[snappi]

Hallo,
eine Frage zu Paperport:

Ich versuche krampfhaft, den Speicherort zu ändern, es gelingt mir nicht - Paperport speichert konsequent in blabla/eigene Dokumente auf der lokalen Festplatte statt auf dem Server-Pfad (wo ichs gerne hätte)

andere Frage: Wenn ich diesen Ordner in den Turbomed-Ordner platziere - wird der dann automatisch mitgesichert bei der Tagessicherung?

snappi

[mschiller]

ich geh mal davon aus, dass sie die paperport professional version haben und nicht die standard, oder? weil mitt der standard version geht das nicht mit dem netzwerkordner, mit der anderen geht das doch recht problemlos

[snappi]

*kleinlaut*
die Standard, damit geht es wohl nicht

andererseits: wenn ich aus dem Scanordner "rüberziehe" in die TM-Akte, verschwindet die Datei im Originalordner - wo isse denn nu? Legt TM die irgendwo "bei sich" ab? wenn ja, wo?

Ideen?

snappi

[mschiller]

die datei ist dann im Turbomeddokumentenordner. also schauen welcher pfad in tm eingestellt ist. dort dann unter /sonstiges - dort sind dann unterordner nach monat un jahr angelegt, nach dem format JJJJMM, also 201206 für Juni 2012 und dort drin ist dann ihre rübergezogene datei mit einem kryptischen namen der mit nachname des patienten und geburtsdatum beginnt

[wahnfried]

*kleinlaut*
die Standard, damit geht es wohl nicht

andererseits: wenn ich aus dem Scanordner "rüberziehe" in die TM-Akte, verschwindet die Datei im Originalordner - wo isse denn nu? Legt TM die irgendwo "bei sich" ab? wenn ja, wo?

...der Speicherort wird als tooltip angezeigt, wenn man mit der Maus auf den Link in der F3 zeigt. Der Ursprungsname wird als Eintrag in der F3 in der Link-Zeile angegeben. Mit irgendeiner Zusatztaste (shift oder Strg?) wird kopiert und nicht nur unter Namensänderung verschoben.

Grüsse, Wahnfried

[snappi]

...der Speicherort wird als tooltip angezeigt, wenn man mit der Maus auf den Link in der F3 zeigt.

kann es sein, dass man das irgendwo abschalten kann? bei mir gibt es keinen tooltip.

Mit irgendeiner Zusatztaste (shift oder Strg?) wird kopiert und nicht nur unter Namensänderung verschoben.

bedeutet was?

sorry, wahnfried, aber bei den vielen antworten auf die vielen meiner fragen, müssen sie denken, in meinem "system" (vulgo hirn) funktioniert gar nichts

gruss, snappi

[moose]

Neben dem BSI Grundschutz, gibt es zahlreiche weitere Vorschriften, deshalb ist PDF/A nicht das Allheilmittel.
Die Signatur ermöglicht ja nur einen Ersatz der eigenen eigenhändigen Unterschrift, die benötige ich aber gar nicht bei Fremdbefunden, es sind ja Kopien. Die Originale existieren ja, demzufolge muss ich ja nur aufbewahren. Das Aufbewahren muss ich aber beweisen, da nützt Signatur aber nichts. Für eigene Briefe super.

Moin,
nach dem ich als Sicherheitsfanatiker mir wochenlang den Kopf zerbrochen habe, kam es zu folgender, schneller Lösung, die praxistauglich ist.

1. Fremdbefunde werden gestempelt, abgezeichnet und als PDF (Scansnap) gescannend und in die Patakte gezogen, Papier geht an Patient oder Datenvernichtung: Original liegt beim Verursacher
2. Labor kommt per Datenleitung. Papierbefunde gesichtet, vernichtet. Original liegt beim Verursacher.
3. Eigene Befunde, Gutachten werden über Turbomed Text oder Adobe PDF standard erstellt und in Turbomed gesichert: Turbomed registriert jede Veränderung mit Datum und Urzeit.
3. Alles was mal juristisch ein Problem werden könnte wird im Original zusätzlich archiviert. Restrisiko bleibt.

Natürlich ist nur die Originalaufbewahrung wirklich sicher und unanfechtbar, aber selbst in einer mittleren Allgemeinarztpraxis kommt soviel Papier zusammen - das ist archivtechnisch nicht sinnvoll und schon gar nicht wirtschaftlich lösbar.
Mit Restrisiko leben wir ja immer schon.
moose

[wahnfried]

...der Speicherort wird als tooltip angezeigt, wenn man mit der Maus auf den Link in der F3 zeigt.

kann es sein, dass man das irgendwo abschalten kann? bei mir gibt es keinen tooltip.

Mit irgendeiner Zusatztaste (shift oder Strg?) wird kopiert und nicht nur unter Namensänderung verschoben.

bedeutet was?

Tooltip deaktivieren:

da ist mir keine Möglichkeit bekannt. Wenn jemand aber über "Windows-System-Eigenschaften - Erweitert - Systemleistung" die optimale Leistung wählt und damit alle angegebenen Punkte abwählt, könnte schon einiges abgeschaltet werden.

Zusatztaste:
Wenn Sie die Datei aus dem Herkunfts-Ordner per Maus in die Karteikarte ziehen, speichert sie TurboMed unter kryptischer Namensgebung in einem Monatsordner innerhalb der Dokumente-Ordners und erzeugt dabei den Link in der F3 zum neuen Speicherort, dabei wird die Datei insofern unter Umbenennung verschoben und im Link in der Karteikarte wird der ursprüngliche Name als Text eingetragen. Dagegen wird sie in den Dokumente-Ordner kopiert - verschwindet als Datei im Herkunftsordner also nicht - wenn während des Ziehens der Datei in die F3 die Zusatztaste "Strg" gedrückt wird.

Grüsse, Wahnfried

[snappi]

hallo Wahnfried,
vielen Dank, es funktioniert. Das mit dem Tooltipp funzt auf einer Station nicht - keine Ahnung, warum dort - auf allen anderen schon.

Ich scanne jetzt per PaperPort als pdf (schöne kleine Dateien, die viel besser lesbar sind als die klobigen JPG) und ziehe sie dann in die KK - wunderbar.
Aber leider - war mir auch nicht so bewußt: Das Durchschalten durch die Dokumente per Bild-down und Bild-up, wie das bei den JPG im Bildverarbeitungsprogramm von TM ging, geht jetzt mit den verlinkten PDFs natürlich wieder nicht. Das wiederum ist doof.

Grüße und wie immer Danke,
snappi