Fax und Turbomed

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Heilberger
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Fax und Turbomed

Beitrag von Heilberger »

liebe Kollegen! ich arbeite bisher hervorragend mit einem alten Faxgerät. Nur wichtige Befunde werden ausgedruckt und beim Patienten eingescannt. Seit 3 Tagen werde ich mit einem (Spam???) Fax mit Absender "Fax Hewlett Packard" genervt. Es kommen nur schwarze vertikale Streifen. Problem: die Seitenzahl des Faxes beträgt 235 Seiten!! Abbruch nur durch Ziehen des Netzsteckers möglich. Nach ca. 60 min beginnte der Sch... von vorne. Wer kennt eine einfache und kostengünstige Lösung, um Faxe ggf. direkt an einem PC anzuschauen und nur die relevanten Faxe auszudrucken/einzuscannen oder direkt in die F3 "reinzuziehen". Nutzlose Faxe könnten dann ja einfach gelöscht werden. Ich brauche eine einfache und günstige Lösung, da die Faxzeit ja leider wohl zu Ende geht. Danke für Tipps!!
hofeBY
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Re: Fax und Turbomed

Beitrag von hofeBY »

Die FritzBox Router können Fax zu Email mit PDF als Faxdokument.
Dann muss man nur noch die relevanten PDF Dokumente der EMail in die entsp. F3 geöffnete Pat.Kartei mitten hinenziehen.
nmndoc
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Re: Fax und Turbomed

Beitrag von nmndoc »

Die Fritz!Box kann die Faxe als PDFs auf direkt in einen freigegebenen Ordner ablegen - dann können Sie die einfach ansehen/in die Kartei ziehen.
Und btw. könnte die FritzVox auch unliebsame Nummern blockieren - falls bei dem Fax eine angezeigt wird. Evtl. ist es auch kein Spam, sondern ein Fehler (auf Seiten des Absenders)?
Kasimir
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Re: Fax und Turbomed

Beitrag von Kasimir »

nmndoc hat geschrieben:Die Fritz!Box kann die Faxe als PDFs auf direkt in einen freigegebenen Ordner ablegen ...
Wie geht das?
Ich dachte immer, die Fritzbox kann die Fax-PDFs nur entweder als E-mail weiterleiten oder auf einen angeschlossenen USB-Stick / angeschlossene Festplatte übertragen. - Kann man denn aus dem Praxisnetz ohne den Umweg, sich bei der Fritzbox anmelden zu müssen, direkt auf diesen USB-Stick zugreifen? Oder wie haben Sie es gemeint?
Viele Grüße
Kasimir
rfbdoc
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Re: Fax und Turbomed

Beitrag von rfbdoc »

Man kann die Fitzbox in der Netzwerkumgebung wie einen anderen Netzwerkcomputer sichtbar machen. Dazu muss man in der Fritzbox unter -> Speicher NAS eine Heimnetzfreigabe erlauben und kann dann die PDF-Faxe direkt von der Fritzbox in die TM Kartei ziehen. Eventuell muss dazu in der Fritzbox unter ->System -> Fritz Box Benutzer ein Nutzer mit dem Namen des jeweiligen PC-Nutzers angelegt sein, letzteres ist mir nicht mehr in Erinnerung. Dann kann man von allen Netzwerkarbeitsplätzen die als pdf eingegangenen Faxe gleich weiter verarbeiten.
R.F.B.
Forti
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Re: Fax und Turbomed

Beitrag von Forti »

1) Fritz-Speicher als Netzlaufwerk (oder -Ordner) einbinden?
Dann unter W10 das hier nicht vergessen, sonst beißen Sie sich die Zähne aus.
https://mein-dms.agorum.com/blog/so-akt ... windows-10

Die Fritten machen standardmäßig nur SMB1, was bei W10 nicht automatisch aktiviert wird.

Es gibt aber mit neuen Firmwares auch SMB3 auf der Fritz, wobei die "Telefonanbieter-Firmware-Versionen" meist noch nicht auf diesem Stand sind:
https://winfuture.de/news,106902.html (betrifft Labor 7.08 - wir sind bei 7.11 public, glaube ich):
USB/Speicher/NAS:
Verbesserung - Umstellung der SMB-Version auf SMBv3 (v2 unterstützt)
2) Das sendende HP-Fax leidet vielleicht unter einer "Faxhülle" (Dokumententrägerblatt) vom Typ "Scansnap-Zubehör" (siehe Anlage).
Das ist dem Absender möglicherweise nicht bewusst.
Warum? Diese Hüllen haben oben ein paar senkrechte Streifen, die von manchen Sendegeräten und auch Empfangsgeräten (inkl. Fax2Mail-Anbieter) als Barcode interpretiert werden. Das kann zu Fehlfunktionen führen.
Ist übrigens ein netter Beweis dafür, dass Faxgeräte und virtuelle Faxlösungen unter Umständen angreifbar sind.

HF
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Lazarus
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Re: Fax und Turbomed

Beitrag von Lazarus »

SMB1 zu aktivieren, also ich weiß nicht, ob dieses 30 Jahre alte Protokoll, unverschlüsselt, unsigniert noch gut ist.
Wir haben es zu Hause mal ausprobiert (bei einem NAS), anschließend konnten wir mit dem Fernseher(!) auf die NAS-Daten zugreifen :-(
Der zweite Tipp, Fax zu Email ist auch problematisch, da die Emails auf dem Server des Providers meistens unverschlüsselt liegen, geht doch gar nicht wegen DSGVO.
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RAMöller
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Re: Fax und Turbomed

Beitrag von RAMöller »

Das Sicherheitsproblem bei Fax zu Mail lässt sich m.E. entweder über einen kostenpflichtigen Provider lösen, der dafür sorgt, dass die Daten auch verschlüsselt gespeichert werden.

Alternativ hilft ein eigener Mailserver, intern, damit die Daten "zu Hause" bleiben. Z B. https://www.synology.com/de-de/dsm/feature/mailplus
Forti
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Re: Fax und Turbomed

Beitrag von Forti »

SMB1 ist tatsächlich mehr als unerwünscht. Daher hat AVM dann ja auch endlich mal nachgeliefert.
Ich bin mir aber nicht sicher, ob die neue FB-Firmware SMB1 ablehnt.

Was Datensicherheit (TOM) angeht, kann man durchaus die Eignung einer Fritzbox als Lösung für "Router-Firewall-VPN-Faxserver-Mediaserver-Telefonanlage-Paketfilter" in einer Arztpraxis hinterfragen.
Dabei ist aber zu berücksichtigen, dass eine Fritzbox regelmäßige Updates bekommt (mal abgesehen von vielen Providerausführungen). Und ein "richtiger" Router will auch erst einmal "richtig" konfiguriert werden...
RAMöller hat geschrieben:Das Sicherheitsproblem bei Fax zu Mail lässt sich m.E. entweder über einen kostenpflichtigen Provider lösen, der dafür sorgt, dass die Daten auch verschlüsselt gespeichert werden.
Alternativ hilft ein eigener Mailserver, intern, damit die Daten "zu Hause" bleiben. Z B. https://www.synology.com/de-de/dsm/feature/mailplus
Eigener (lokaler) Mailserver ist mit VM über Oracle oder Hyper-V mittels "eisfair" in 15 Minuten aktiv.
Extern ist die verschlüsselte Speicherung schon ganz nett, sichert aber folgende Risiken nicht ab:
- Abgriff des E-Mail-Verkehrs bei fehlender E2E-Verschlüsselung (S/MIME, PGP usw.)
- Zugriff auf die Konfiguration des Mailservers (SMTP-Umleitungen z.B.)
Insofern ist ein lokaler MX auch für eingehende Mails von Dritten in der Theorie sinnvoller. Aber Serverdienste "nach außen" zu öffnen ist ein Thema für sich.

Ja, alles nicht so leicht... Zum Fax: Multifunktionsgeräte von Kyocera, die eingehende Faxe als PDF auf einem Netzwerkshare ablegen bzw. selbst vorhalten (mit SMB2), sind vielleicht auch eine gangbare Alternative :)

HF
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RAMöller
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Re: Fax und Turbomed

Beitrag von RAMöller »

Intern braucht man beim beschriebenen Mailserver keine Ports nach draußen zu öffnen, es bleibt alles "zu Hause".
Wer möchte, kann der Mailserver auch nach draußen öffnen, das ist bei dem Faxproblem aber nicht erforderlich
h-o
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Re: Fax und Turbomed

Beitrag von h-o »

Kasimir hat geschrieben:Ich dachte immer, die Fritzbox kann die Fax-PDFs nur entweder als E-mail weiterleiten oder auf einen angeschlossenen USB-Stick / angeschlossene Festplatte übertragen.
Die Weiterleitung an eine E-Mail-Konto ist sowieso die elegantere Lösung. Denn in diesem Fall braucht man nur den E-Mail-Client, z. B. Thunderbird, um die Faxe zu lesen und zu verwalten. Es muss nur ein zusätzliches E-Mail-Konto (mit IMAP-Zugriff) eingerichtet werden, z. B. mit Konto faxempfang @ dr-irgendwas.de, auf das sowohl die Mitarbeiterinnen auf deren PCs sowie der Chef/Chefin auf seinem PC Zugriff hat

Hier bei uns geht das so:

- Mitarbeiterinnen lesen die in den E-Mails angehängten PDF-Faxe und markieren diese E-Mail entsprechend mit Tasten in Thunderbird (beim Drücken der "1" erscheint die E-Mail hier mit der Markierung "WICHTIG" oder bei 3 "Persönlich") oder sie löschen E-Mails mit angehängten Faxen, falls es sich um Werbefaxe handelt (in Thunderbird gibt es noch andere Tasten-Codes, z. B. 2 = dienstlich, 4 = zu erledigen, 5 = später)

- Chef schaut irgendwann (auf seinem eigenen PC) mit Thunderbird rein und guckt sich die z. B. mit WICHTIG oder PERSÖNLICH markierten E-Mail-Faxe an und demarkiert das Ganze dann (indem bei einer "wichtigen" E-Mail einfach nochmals die Taste 1 gedrückt wird) oder er löscht die E-Mails, falls das Fax für belanglos gehalten wird (er muss natürlich auf das E-Mail Konto ebenfalls Zugriff haben)

- Mitarbeiterinnen ziehen später die vom Chef bereits gelesenen und demarkierten Faxe direkt in die TM-Patientenkartei, was per Drag und Drop prima funktioniert (und löschen anschließend die E-Mails, die dann trotzdem noch im IMAP-Postfach unter Papierkorb verbleiben). Theoretisch kann man alle E-Mails mit Faxen auch im IMAP-Konto mit Thunderbird archivieren (durch Drücken der "A"-Taste beim Lesen). Dann wird die E-Mail mit dem angehängten Fax nicht in den Papierkorb, sondern in das "Archiv" des IMAP-Ordners mit richtiger Jahreszahl verschoben (zum Beispiel "Archive -> 2019").

Das wird hier so seit Jahren gemacht und klappt prima, zumal Spam-Faxe einfach per E-Mail gelöscht werden können und überhaupt kein Papier mehr verbraucht wird. Das direkte Ziehen des PDF-Faxes in die TM-Patientenkartei vom E-Mail-Programm aus geht schneller als das spätere Einscannen des Telefaxes und anschließende Vernichten (mit einem DSGVO-konformen Aktenvernichter...).

Mit der Fritzbox gab es allerdings eine Einschränkung: Hier steht seit Anfang 2018 keine DSL-, sondern eine Kabel-Fritzbox 6490, und der Kabelanbieter unterstützt bisher kein Übertragungsprotokoll T.38, wodurch eine weitestgehend fehlerfreie Faxübertragung möglich wäre. Daher gab es mit der Fritzbox und dem Faxempfang bei einem Kabel-Internetanschluss seit dieser Zeit immer wieder Aussetzer beim Faxempfang mit der Fritzbox, so dass bestimmte Zeilen im Telefax nicht lesbar waren.

Aus diesem Grund wird hier nicht die Fritzbox selbst, sondern das mittlerweile neun Jahre alte Canon-Fax verwendet, um Telefax zu empfangen und anschließend eine E-Mail mit angehängtem PDF an die entsprechende E-Mail-Adresse weiterzuleiten. Denn am Fax kann man die hohe Übertragungsgeschwindigkeit, die bei Faxempfang "over IP" häufig fehleranfällig ist, einfach runterstellen (z. B. von der Standardbaudrate von 38.400 Bit/s auf nur auf 9600 Bit/s). Für das Telefax muss man dann noch ein E-Mail-Konto mit Versandberechtigung einrichten, z. B. faxversand @ dr-irgendwas.de und für den Versand wegen der SSL-Übertragung dann noch der richtige SMTP-Port angegeben werden, also 465 oder 587.

Das Fax druckt die Telefaxe höchstens dann noch aus, wenn z. B. keine Internet-Verbindung bestehen würde, um das Fax per E-Mail an die Adresse weiterzuleiten (ansonsten wäre das Fax ja verloren, wenn das Telefaxgerät die Fax sonst nicht weiter speichert, was man beim Canon-Fax sogar machen könnte, ähnlich wie bei der Fritzbox).

Diese Vorgehensweise klappt bestens, spart Zeit, jede Menge Papier und schont die Nerven des Mediziners und seiner Angestellten beträchtlich :-)
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RAMöller
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Re: Fax und Turbomed

Beitrag von RAMöller »

Die Idee mit Thunderbird klingt ja recht gut, ich habe nur eine Frage:
Wo liegen die unverschlüsselten Mails mit den PDF-Anhängen? Auf dem Server des Providers (NON-DSGVO-Konform) oder auf einem lokalen Mailserver (DSGVO-Konform)?
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Re: Fax und Turbomed

Beitrag von h-o »

Die E-Mails liegen natürlich auf dem Server eines deutschen E-Mail-Providers. Warum soll das unsicherer sein als auf dem eigenen Server oder NON-DSGVO-konform?

Ob es jetzt gleich ein E-Mail-Provider nach DIN 27001 sein muss (und man zusätzlich eine ADV abschließt, um das DSGVO-Gewissen zu beruhigen), darüber kann man sicher diskutieren.

Ansonsten kann ich nur auf Art. 32 der DSGVO verweisen. Hier ist vom Stand der Technik die Rede und unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeiten von Risiken.

Ich wüsste daher nicht, welche Vorteile ein lokaler Mailserver für Faxdokumente hätte. Denn schon beim lokalen Turbomedserver, der ja in der Regel ebenfalls in der Praxis steht, ist es so: Sobald jemand (beispielsweise bei einem Einbruch in eine Praxis) echten physischen Zugriff auf den Server mit Turbomed hat, kann er (ganz ohne Passwort, somit im Gegensatz zum Zugriff auf das E-Mail-Konto) auf die entsprechenden Dokumente auf der Festplatte des Servers zugreifen, weil im Turbomed-Verzeichnis alle eingescannten (oder per Drag & Drop eingefügten) PDF- und TIFF-Dateien völlig unverschlüsselt gespeichert werden (USB-Stick zum Booten genügt).

Höchstens Bitlocker könnte hier helfen, schätze ich mal - zumindest bei Windows 10, aber bei etwas älteren Windows-Server-Versionen wäre mir nicht so sicher...

Aber was die Wahrscheinlichkeit angeht, dass bei einem EInbruch es jemand vor allem auf PDF-Faxdokumente abgesehen hat: siehe oben (Art. 32)
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RAMöller
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Re: Fax und Turbomed

Beitrag von RAMöller »

Naja, wenn die Festplatten beim Provider ausgelesen werden, hat man ein Problem zu erklären, wieso zum Beispiel Daten unverschlüsselt bei T-online rumliegen. Das bezieht sich auch auf die gelöschten Daten dort im Papierkorb, die wiederherstellbar sind.
Irgendeiner findet mal ein paar alte, gelöschte Faxe auf deren Server, es folgt ein Riesenskandal etc. Darauf sollte man zumindestens vorbereitet sein ("Keine Ahnung, wie die dahin gekommen sind")
Der Vergleich mit dem Praxiseinbruch ist so nicht stichhaltig, weil man dort die Daten absichern kann, indem Bitlocker o.ä. verwendet wird.
Beim Provider sind die Daten direkt einsehbar, egal, welcher Standort gewählt wird.
Es passieren wirklich seltsame Dinge, z.B. haben wir zu Hause ständig ssh Hackversuche aus China mit langweiligen Passwörten wie root, admin oder ähnliches (Wir haben gar kein ssh). Ich kann mir durchaus vorstellen, dass die Online-Server auch abgesucht werden, von wem auch immer. So ein paar alte Fax-PDFs sind zwar uninteressant aber durchaus riskant.
Mein Vorschlag, den Server in der Praxis laufen zu lassen, macht deshalb Sinn, weil nichts über das Internet gehen muss und die Fritzbox die Faxe intern weiterleitet. Also, bei Hillary´s Privatserver hat es doch auch geklappt :-)
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EXEWERKER
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Re: Fax und Turbomed

Beitrag von EXEWERKER »

Also ein DIN/ISO 270XX /20000 und ISAE zertifiziertes Rechenzentrum bietet 1000% mehr Sicherheit als der "heimische" Praxis-PC. Durch die entsprechenden AVV (früher ADV)-Verträge ist auch vollkommen unstrittig, wer für den Datenschutz verantwortlich ist. Der Skandal bleibt also aus und strafrechtlich passiert auch nix. Das Festplatten irgendwo auftauchen ist organisatorisch vollkommen ausgeschlossen, wenn der Provider zertifiziert ist. Im Ausland würde ich nicht darauf wetten, aber hierzulande mit sehr hoher Sicherheit. Auch technisch ist es kaum möglich, das auf Einzelplatten Daten hergestellt werden könnten. Schon wegen der verteilten Dateisysteme - deshalb ja auch das Problem der unmöglichen Beschlagnahme.

Bei Wahl eines geeigneten SIP Providers, können Faxe direkt beim Provider in PDF verwandelt werden und von dort abgerufen werden. Er unterliegt der TK Gesetzgebung. Es wird also niemals unsicherer als es schon ist. Schließlich werden die Faxe normalerweise vom Gerät als unverschlüsseltes TIF verschickt, jeder kann es lesen, vorher, während der Übertragung, nach der Übertragung. Schlimmer geht es ja nicht. Gibt ja wohl auch nur noch 2 Branchen die überhaupt noch Faxgeräte benutzen. 1. Werbeversender 2. das deutsche Gesundheitswesen. Alle anderen fragen sich besorgt: Was macht eigentlich ein Faxgerät und wie sieht es aus? :mrgreen:
EX EWERKER :-)
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Re: Fax und Turbomed

Beitrag von Forti »

Rechenzentren in D mit Zertifizierung sind in aller Regel sicher, was unter anderem Folgendes betrifft:
- Verfügbarkeit (Strom, Anbindung usw.)
- Zutrittsschutz
- Sicherheit der Infrastruktur hinsichtlich Firewall, Intrusion Detection, aktuelle Patchlevels und so weiter
- Zuverlässigkeit der Mitarbeiter
und vieles mehr.

Das ist fein und würde schon fast dazu animieren, die ganze IT in eine derart gehostete Cloud zu überführen und lokal nur noch Terminal + VPN zum RZ zu haben.
Hey, DATEV macht sowas, zumindest in Teilen :)

ABER:
Das kostet. Und es ist für Medizin nicht immer gangbar, speziell in Hinsicht auf Geräteanbindungen und all das.

ABER2:
Weder das hohe Gesamtniveau noch irgendein Mensch beim Betreiber schützt gegen die Unbedarftheit des "Kunden", hier:

- Mailtransport ohne SSL oder wenigstens TLS (übrigens der häufigste Faux-Pas in dieser Hinsicht, den ich als Datenschützer beobachte)
- Mailpostfächer mit einfachen Kennwörtern (ja, auch oft gesehen und vor allem auch die Folgen begleitet: Abgriff eines gut gefüllten Postfachs mit anschließender Weitergabe aller erhaltenen und gesendeten E-Mails (IMAP-Lagerung)).

- Self-managed-Server, die nicht dauerhaft überwacht und regelmäßig gepflegt werden
- Kontaktformulare auf Arztseiten ohne S/MIME-Unterstützung
- Abgriff/Ausleitung am SMTP-Daemon per gehackter Config

----
Fax2Mail beim SIP-Provider:
In dem Moment der Annahme des Faxes geht das Risiko vom Sender zum Empfänger über.
->
Wenn der Sender medizinische Daten per Fax versendet, ist das grenzwertig (da hat EWERKER 1000% Recht), aber branchenüblich.
Es ist nur eine Frage der Zeit, bis die (bestehenden) Regelungen des BSI zu diesem Thema bei Datenschutzaudits oder -beschwerden berücksichtigt werden.
Diese Regelungen beinhalten klare Richtlinien zum Versand von Faxmitteilungen mit vertraulichem Inhalt, z.B. dass der Absender sicherstellen muss, dass eine empfangsberechtigte Person das Fax direkt entgegennimmt - damit es nicht "offen im Papierfach" oder "auf der allgemeinen Mailadresse" für einen unbestimmtem Personenkreis einsehbar herumliegt.

->
Verschicken SIE vertrauliche PDF als unverschlüsselte E-Mail?
In dem Moment der Annahme durch das virtuelle Faxgerät wird das Fax meist in ein PDF gewandelt und in einer unverschlüsselten Nachricht weitergeleitet. Also in ein Postfach.
Der Gefahrenübergang ist das virtuelle Faxgerät.
In o.g. Szenario macht es der Auftragsverarbeiter (Fax2Mail ist eine IT-Dienstleistung - wir können ausphilosophieren, ob und warum es sich um Auftragsverarbeitung und nicht um einen TKG-Vorgang handelt!).
Der Auftragsverarbeiter handelt im Auftrag. Ich möchte nicht erleben, dass bei einem solchen Ablauf die Daten rausgehen. Schließlich ist der Empfänger bereits der Verantwortliche...


Das erscheint wie eine militante Betrachtung, ist aber m.E. nur ein Minimum an Überlegungen zu dem Thema.

----->
Idee:
Lokaler Mailserver ohne Zugriff von außen mit Fetchmail (also minütlicher Abruf und Löschung der Mails beim externen Mailserver) verhindert die Lagerung beim Provider.
Gegenrichtung per Smarthost (T-Online-Mailaccount würde reichen, posteo wäre denkbar (hat aber keine AV-Richtlinien), also blieben die üblichen Hostingprovider).
Eisfair in einer VM kann all das erledigen und erfüllt auch die RFC-Vorgaben. Der Mailverkehr flutscht, und man hat da draußen nichts auf Dauer liegen...


So far für den Moment :)

HF
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Beste Grüße
Forti
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Re: Fax und Turbomed

Beitrag von Forti »

Nachtrag: Familienmitglied mit Zugriff auf die Oberfläche bei 1&1/Telekom/Vodafone/whatever, wo auch die Praxispostfächer und vielleicht sogar die DNS-Einträge verwaltet werden. Soll ja "nur für die Website" sein.
Kennwortspeicherung im Firefox.
Rechner fängt sich einen Trojaner.
Hmmm...
--
Beste Grüße
Forti
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